AUTOMATISATION & IA
Automatisation des processus d'entreprise avec n8n : le guide pour les PME
L'automatisation des processus d'entreprise est aujourd'hui à la portée des PME, grâce à des outils comme n8n qui ne demandent aucune compétence en…
Notre logiciel pour les associations, les écoles et les organismes à but non lucratif
Moins de formulaires,
plus de scène.
Les adhérents s’inscrivent, paient leur cotisation et envoient décharges et autorisations depuis leur téléphone. Le système garde un œil sur les échéances et les renouvellements. Vous validez en un clic, et vous revenez à ce pour quoi l’association existe.
- 0
- formulaire papier à archiver
- 1 clic
- pour valider une inscription
- 24/7
- inscriptions aux cours et cotisations
POUR TOUTE STRUCTURE QUI A DES ADHÉRENTS, DES COTISATIONS ET DES DOCUMENTS
Écoles de théâtreÉcoles de danseÉcoles de musiqueAssociations culturellesChoralesFanfaresÉcoles de théâtreÉcoles de danseÉcoles de musiqueAssociations culturellesChoralesFanfaresÉcoles de théâtreÉcoles de danseÉcoles de musiqueAssociations culturellesChoralesFanfaresÉcoles de théâtreÉcoles de danseÉcoles de musiqueAssociations culturellesChoralesFanfaresÉcoles de théâtreÉcoles de danseÉcoles de musiqueAssociations culturellesChoralesFanfaresÉcoles de théâtreÉcoles de danseÉcoles de musiqueAssociations culturellesChoralesFanfares
CerclesOrganismes à but non lucratifAssociations de bénévolesTroupes amateursAteliers pour les jeunesComités des fêtesCerclesOrganismes à but non lucratifAssociations de bénévolesTroupes amateursAteliers pour les jeunesComités des fêtesCerclesOrganismes à but non lucratifAssociations de bénévolesTroupes amateursAteliers pour les jeunesComités des fêtesCerclesOrganismes à but non lucratifAssociations de bénévolesTroupes amateursAteliers pour les jeunesComités des fêtesCerclesOrganismes à but non lucratifAssociations de bénévolesTroupes amateursAteliers pour les jeunesComités des fêtesCerclesOrganismes à but non lucratifAssociations de bénévolesTroupes amateursAteliers pour les jeunesComités des fêtes
Le problème
QUI FAIT TOURNER UNE ASSOCIATION
COURT APRÈS LES FORMULAIRES, PAS APRÈS LES PROJETS
01
Des décharges sur papier
Formulaires signés à la main, photographiés, perdus dans un dossier ou une discussion.
02
Un Excel qui ne colle pas
Trois versions de la même liste d’adhérents. Aucune à jour.
03
Des cotisations à relancer
Virements sans libellé, espèces au cours, renouvellements dont personne ne sait s’ils sont arrivés.
04
Des mineurs sans autorisation
Un jeune à l’atelier sans l’autorisation signée de ses parents, et personne ne s’en aperçoit.
Notre promesse
Zéro
relance.
Chaque adhérent en règle,
chaque lundi.
- 1
L’adhérent fait tout seul
Il s’inscrit au cours, paie sa cotisation, envoie décharge et autorisation. Depuis son téléphone, quand il veut.
- 2
Le système relance
Les rappels d’échéance et de renouvellement partent tout seuls, une seule fois, au bon moment.
- 3
Vous décidez
Vous validez en un clic. Chaque lundi matin, vous savez qui n’est pas en règle, avec le fichier Excel prêt.
Comment ça marche
DU PAIEMENT À LA
CARTE ACTIVE
01
Il s’inscrit et paie
02
Il envoie ses documents
03
Le secrétariat valide
04
Carte active
ÉTAPE 01 SUR 04
01
Il s’inscrit et paie
L’adhérent choisit la cotisation ou le cours et paie par carte bancaire, Apple Pay, Google Pay, PayPal ou Satispay. Le compte se crée tout seul au premier achat.
02
Il envoie ses documents
Formulaire d’inscription, décharge, consentement RGPD et, pour les mineurs, autorisation parentale, directement depuis l’espace adhérent. Pas de papier, pas de discussion.
03
Le secrétariat valide
Un seul e-mail arrive, avec toutes les pièces jointes et le lien vers la fiche de l’adhérent. On vérifie et on valide en un clic.
04
Carte active
Le numéro est attribué automatiquement, dans l’ordre. L’adhérent reçoit l’e-mail et sa carte numérique devient valable sur son téléphone.
Essayez-le ici, c’est le tableau de bord du secrétariat
CLIQUEZ, FILTREZ, VALIDEZ.
LES ÉLÈVES SONT FICTIFS, LE RESTE NON.
Ce sont les élèves d’un cours de théâtre. Essayez de filtrer ceux qui ont des documents expirés ou manquants, puis validez ceux en attente : regardez ce qui arrive aux chiffres.
Votre association · Secrétariat
Situation au lundi matin
- Adhérents actifs
- 6
- À renouveler
- 3
- Documents à vérifier
- 3
- Bientôt échus (30 j)
- 2
| Adhérent | Cours | Carte | Documents | Action |
|---|---|---|---|---|
| Giulia FerriN° 2027-0148 | Théâtre adultes | Active 2027 | Valide | |
| Sofia FontanaN° — | Théâtre jeunes | En attente | À vérifier | |
| Andrea GalliN° 2027-0031 | Théâtre adultes | Active 2027 | Expire dans 9 jours | Rappel automatique ✓ |
| Paolo FerrarisN° 2026-0087 | Diction | À renouveler | Expiré | Rappel automatique ✓ |
| Tommaso RivaN° 2027-0060 | Théâtre jeunes | Active 2027 | À vérifier | |
| Elena RinaldiN° 2027-0054 | Improvisation | Active 2027 | Expire dans 17 jours | Rappel automatique ✓ |
| Chiara MarinoN° 2026-0112 | Théâtre jeunes | À renouveler | Manquant | Rappel automatique ✓ |
| Luca MorettiN° 2027-0077 | Théâtre adultes | Active 2027 | Valide | |
| Irene TestaN° 2026-0140 | Diction | À renouveler | Valide | |
| Davide ContiN° 2027-0093 | Improvisation | Active 2027 | À vérifier |
10 adhérents dans la liste
Documents
CHAQUE FORMULAIRE SIGNÉ,
CHAQUE ÉCHÉANCE SOUS CONTRÔLE
Vous décidez quels documents sont nécessaires et pour qui : nous les activons et les configurons pour votre association. L’adhérent les envoie depuis son espace, avec la date d’échéance quand il y en a une ; le secrétariat valide ou refuse, et l’adhérent reçoit le motif.
01
Décharges
Pour les activités, les sorties et l’utilisation des photos et vidéos. Recueillies une fois, retrouvées en un clic.
02
Autorisation pour les mineurs
Le parent envoie l’autorisation signée pour son enfant. Tant qu’elle manque, le secrétariat la voit en rouge.
03
Données personnelles
Le consentement au traitement des données, lié à la fiche de l’adhérent, avec la date à laquelle il a été donné.
04
Pièce d’identité
Avec son échéance : un mois avant, l’adhérent reçoit un rappel, et un second le jour même.
Cours et forfaits
INSCRIPTIONS AUX COURS
SANS FEUILLES DE PRÉSENCE
Les cours, ateliers et forfaits, nous les configurons avec vous, selon vos règles. Ensuite, ils s’achètent en ligne comme une carte. L’adhérent voit à quoi il est inscrit et combien de séances il lui reste ; vous voyez qui participe à chaque cours.
01
Inscription en ligne
Cours à l’année, ateliers courts, stages du week-end : on choisit et on paie depuis son téléphone.
02
Séances en forfait
Dix séances de diction, cinq de chant : les séances se décomptent et l’adhérent voit combien il lui en reste.
03
Cours réservés aux adhérents
Seuls ceux qui ont la bonne carte et des documents en règle peuvent s’inscrire.
Événements et billets
SPECTACLES, GALAS
ET SOIRÉES, AVEC LA PLACE DÉJÀ PAYÉE
Nous activons les événements selon vos règles : pour chacun, vous décidez s’il faut une inscription ou un billet. Ceux qui réservent paient en ligne et reçoivent la confirmation ; le secrétariat a la liste prête pour la soirée.
01
Galas et spectacles
Billets pour les familles et les amis, payés en ligne, avec une confirmation qui arrive toute seule.
02
Événements pour les adhérents
Rencontres, sorties, assemblées : inscription en un clic, uniquement pour ceux qui ont la carte.
03
Bons et réductions
Bons avec QR code à utiliser à l’entrée, codes de réduction pour les familles et les nouveaux adhérents.
Automatisations
IL TRAVAILLE PENDANT QUE
LE SECRÉTARIAT DORT
Chaque matin, le système contrôle toute l’association et envoie les bons messages aux bonnes personnes. Chaque rappel part une seule fois : pas de spam, personne à qui penser.
- Cotisation payée
- Crée le compte, la carte et le cours acheté. Confirmation à l’adhérent, notification au secrétariat.
- Documents envoyés
- Un seul e-mail au secrétariat, avec les pièces jointes et le lien vers la fiche de l’adhérent.
- 30 jours avant
- Rappel à l’adhérent : un document va bientôt expirer. Et à nouveau le jour où il expire.
- Chaque lundi
- Rapport au secrétariat avec ceux qui ne sont pas en règle, fichier Excel joint.
- Saison des renouvellements
- Trois rappels avant la fin de l’année, uniquement à ceux qui n’ont pas encore renouvelé.
- Carte activée
- E-mail à l’adhérent : « Votre carte est active ». En fin d’année, les anciennes expirent toutes seules.
Au-delà de l’adhésion
UNE CARTE
QUI VAUT PLUS
Contenus réservés
Textes, partitions, vidéos des répétitions : visibles uniquement par ceux qui sont inscrits au bon cours.
Renouvellement en un geste
En fin d’année, l’adhérent renouvelle depuis son téléphone : cotisation, cours et documents, sans tout recommencer.
Plusieurs types de carte
Membre actif, bienfaiteur, élève : chacun avec ses avantages et ses contenus.
Cotisations et services séparés
Cotisations associatives sur un compte, cours ou boutique sur un autre, si vous en avez besoin. Un panier mixte se divise tout seul.
Tous les paiements
Carte bancaire, Apple Pay, Google Pay, PayPal et Satispay. Chaque paiement est déjà lié au bon adhérent.
Retrouvez n’importe qui
Par nom, identifiant fiscal, numéro de carte ou téléphone. Huit filtres prêts et export Excel.
Sécurité et confidentialité
LES DOCUMENTS DES ADHÉRENTS
NE FINISSENT PAS DANS UN CHAT
- Chacun ne voit que les siennes
- Chaque adhérent n’accède qu’à ses propres données. La règle est écrite dans la base de données, pas seulement dans les pages.
- Fichiers en archives privées
- Décharges, autorisations et documents ne s’ouvrent qu’avec des liens temporaires, qui expirent au bout d’une heure.
- Des rôles clairs
- Aucun adhérent ne peut se déclarer en règle tout seul : chaque document arrive « à vérifier ».
Sur mesure
Votre association n’a rien de standard. Le logiciel non plus.
Configuré sur mesure pour votre structure : nous n’activons que ce dont vous avez besoin. Nous le paramétrons nous-mêmes selon vos cartes et cotisations, vos cours, les documents qu’il vous faut, la fédération ou le réseau auquel vous êtes affiliés, votre marque et les adhérents que vous avez déjà.
Il se connecte à tout le reste
COMMENCEZ PAR LES ADHÉRENTS.
AJOUTEZ LE RESTE QUAND IL LE FAUT.
Assistant IA
Conversly répond même à 23 h
Il apprend les horaires des cours, les cotisations, le règlement et le calendrier des événements, et répond aux adhérents et aux familles sur le site et sur WhatsApp. Il recueille les coordonnées de ceux qui veulent essayer un cours.
Découvrir Conversly →E-mail marketing et CRM
Les adhérents arrivent tout seuls dans la bonne liste
ClubRM se connecte à la plateforme que vous utilisez déjà, et à toute autre qui permet la connexion avec une autre application. Les listes se mettent à jour toutes seules : adhérents actifs, à renouveler, inscrits à un cours, ayant réservé pour un spectacle. Une newsletter à ceux qui n’ont pas encore renouvelé, en un clic.
- Brevo
- Klaviyo
- HubSpot
- Mailchimp
- ActiveCampaign
- votre CRM
Site et e-commerce
Un seul site, un seul panier, un seul compte
Cotisation, cours et billet du gala dans le même achat. Nous connectons ClubRM à votre site, ou nous vous en créons un nouveau : les sites et l’e-commerce, c’est notre métier.
Sites et e-commerce →Le prochain renouvellement,
c’est le système qui s’en charge.
Trente minutes en visio : vous nous expliquez comment vous gérez aujourd’hui adhérents, cours et documents, nous vous montrons le tableau de bord en direct avec vos règles.
Les questions sur ClubRM pour les associations, écoles et organismes à but non lucratif
QUESTIONS FRÉQUENTES
Qu’est-ce que ClubRM pour les associations ?
C’est le logiciel de gestion des adhérents développé par Digital Runner, configuré pour les associations culturelles, les écoles de théâtre, de danse et de musique et les organismes à but non lucratif. Les adhérents s’inscrivent, paient leur cotisation, envoient décharges et autorisations et renouvellent depuis leur téléphone ; le secrétariat valide en un clic et reçoit chaque lundi la liste de ceux qui ne sont pas en règle.
Quels documents peut-on recueillir ?
Ceux dont vous avez besoin : formulaire d’inscription, décharges, consentement RGPD, autorisation parentale pour les mineurs, pièce d’identité. Pour chacun, on peut indiquer une échéance : le système prévient l’adhérent avant qu’il n’expire et le secrétariat voit tout de suite qui n’est pas en règle.
Fonctionne-t-il aussi pour les cours ?
Oui. Cours à l’année, ateliers et séances en forfait s’achètent en ligne comme une carte. L’adhérent voit à quoi il est inscrit et combien de séances il lui reste, le secrétariat voit qui participe à chaque cours.
Et pour les spectacles et les événements ?
Chaque événement peut avoir une inscription ou un billet, payés en ligne, avec une confirmation qui arrive toute seule. La liste des participants est prête pour la soirée.
Nos adhérents actuels doivent-ils se réinscrire ?
Non. Nous reprenons le fichier que vous avez déjà, même depuis un tableau Excel ou un ancien site.
Est-ce le même logiciel pour tout le monde ?
Non. ClubRM se configure sur mesure pour chaque structure : documents, cours, événements et paiements s’activent selon vos besoins. Et il devient une plateforme pour de plus en plus de structures : ceux qui commencent aujourd’hui grandissent avec lui.
Gère-t-il aussi les reçus et les obligations fiscales ?
Non, ClubRM n’est pas un logiciel de comptabilité. Il tient en ordre adhérents, cotisations, documents, cours et événements, et chaque paiement est lié au bon adhérent : pour le reste, il se connecte aux outils que vous utilisez déjà avec votre comptable.
Combien coûte-t-il ?
Cela dépend du nombre d’adhérents et de vos besoins. Nous commençons par une démo en direct du tableau de bord : nous vous montrons comment il fonctionne avec vos règles, puis nous vous envoyons une proposition.
Du blog
POUR CEUX QUI FONT TOURNER
UN SECRÉTARIAT
AUTOMATISATION & IA
Email automation : ce que c'est, quels scénarios fonctionnent et comment choisir ses outils
L'email automation envoie des messages automatiquement quand un contact fait une action : il s'inscrit, abandonne un panier, visite une page. En…
AUTOMATISATION & IA
Automatisation marketing : ce que c'est, comment ça marche et des exemples concrets (y compris en B2B)
L'automatisation marketing (marketing automation) consiste à utiliser un logiciel pour déclencher automatiquement des actions marketing en fonction…
ClubRM aussi pour